梁燕
每一场圆满结束的大唐集团西北区域二级集中招评标会议，留在大家脑海中的是井然有序的流程安排、合理设置区域划分的会场布置、用心用情全天服务的会务保障和细致高效的会后报销服务……这些都离不开会务人员的辛勤付出。
2024年以来，中国水利电力物资西安有限公司（以下简称“中水物资西安公司”）统筹安排，主动靠前服务，积极打造优质会务品牌，受到参会人员的一致好评。
在“早”字上齐发力，认真做好会前部署工作。制定《二级集中招标会务管理流程》，确保筹备工作扎实推进。加强与会议酒店衔接，组织召开会前协调会议与酒店各部门围绕会场布置、设备设施调试、安全疏散、卫生保洁等方面提早谋划。明确现场服务规范和工作要求，内容包括楼宇管控、签到流程、安保维护、区域隔离等。定人、定责细化压实责任，保障招评标会议顺利召开。
在“优”字上深耕耘，统筹安排现场会务组织。统一工作服装、统一储存设备、统一身份标识、统一呼叫设备、统一保管通信工具。注重事中服务，定期巡查招评标区域，做好每个服务细节。组内设置夜间AB岗为参会人员提供各项服务。小到茶水台的不间断供应，大到协助项目经理对技术商务联络会议室使用统筹预安排，确保会场服务优质高效。
在“细”字上下功夫，做细落实各环节保障工作。提前排查风险隐患，切实提升应急处置能力。与酒店联动在会前组织宣贯消防安全要点并开展紧急疏散逃生桌面演练。进一步完善会场应急预案，配备应急装置。在每一位专家的房间放置便携式紧急呼叫按钮，严格落实夜间值守制度，为评审专家安全提供新保障。
在“快”字上出实效，提升咨询费报销速度。评标结束后现场一对一核对专家账户信息，避免报销时因为信息不全或者错误造成票据退回的问题。建立专家沟通群，随时跟进处理专家开票和报销的疑难事宜。紧扣报销重点环节，将手工报销时限分环节分段进行限定、细化时间节点。按照“即来即审”的原则，对每一笔报销票据把好审核关。
下一步，中水物资西安公司将全面提升评标现场会议标准化、规范化管理水平，坚持“服务是生存之本、廉洁是发展之基”的服务理念，全力做好招标代理服务工作。
责任编辑：杨娜
来源：中国能源新闻网
